De voor- en nadelen van ERP software voor je bedrijf (+ handige tool!)

Ben je je aan het oriënteren op welke software je bedrijf nodig heeft? Het kan knap lastig zijn om geschikte software te selecteren, en zoiets beslis je ook niet van de een op de andere dag. In dit blog wil ik je meenemen in de wereld van ERP systemen en ERP software. Eerst gaan we het hebben over wat ERP en ERP software precies is, en daarna bespreken we de verschillen tussen een ERP systeem en een BOB systeem en kijken we naar de voor- en nadelen van een ERP systeem. Aan het einde wordt er nog kort gesproken over ERP software op maat en wordt je een handige tool aangereikt dat je gaat helpen om geschikte software voor je bedrijf uit te kiezen.

Inhoud

1. Wat is ERP en ERP software?
2. ERP systeem vs. BOB systeem (Best-of-Breed)
3. Voordelen van een ERP systeem
4. Nadelen van een ERP systeem
5. ERP software op maat
6. Welke ERP software componenten heeft mijn bedrijf nodig? (tool!)

1. Wat is ERP en ERP software?

De afkorting ERP staat voor Enterprise Resource Planning, wat inhoudt: een geïntegreerd management van core business processen (Wikipedia). In gewone taal zou je kunnen zeggen: het geheel van bedrijfsactiviteiten die gedaan moeten worden om als bedrijf succesvol te blijven. En dan voegt Wikipedia er nog aan toe ‘vaak in realtime en gemedieerd door software en technologie’. En dat is eigenlijk ook wel zo, want ken jij nog een succesvol bedrijf waar ze geen software en technologie gebruiken in de bedrijfsvoering? Ik ook niet.

Omdat ERP en ERP software in deze tijd bijna onlosmakelijk zijn, denken veel mensen bij ERP vaak in eerste instantie (maar ten onrechte) aan software systemen, terwijl ERP meer gaat over het besturen van en beslissen over bedrijfsprocessen. Het is namelijk niet zozeer de software wat een ERP systeem succesvol maakt, maar vooral helder geformuleerde strategische bedrijfsprocessen omdat op die manier de beloftes van ERP daadwerkelijk ingelost worden. ERP heeft dus meer te maken met zaken doen, dan met een IT project.

Maar goed, ook al kennen we nu de definities en verschillen van ERP en ERP software, het blijven toch abstracte begrippen. Om welke bedrijfsactiviteiten gaat het dan? Dat wil ik je graag uitleggen aan de hand van een figuur.

Figuur 1: ERP systeem

Een ERP systeem bestaat grofweg uit 5 verschillende onderdelen, zie figuur 1. Bij het onderdeel Customer Relationship Management (CRM) staan marketing en verkoop centraal, Supply Chain Management (SCM) gaat vooral over het inkoopproces en het opslagproces, bij Manufacturing Resource Planning (MRP) gaat over de productievoorbereiding en productie-uitvoering, bij het Financial Management (FM) gaat het over het betalingsverkeer en rapportage en bij de Human Resource Management (HRM) gaat het over de personeelsadministratie en het personeelsbeheer, zoals de werving en selectie, competentiemanagement en salarissen. In de volgende alinea’s wordt het ERP systeem vergeleken met het BOB systeem en worden de algemene voordelen en nadelen van ERP systemen genoemd.

 

2. ERP systeem vs. BOB systeem (Best-of-Breed systeem)

We weten nu dat een ERP systeem organisatiebreed ingezet wordt: alle afdelingen werken gezamenlijk met één geïntegreerd systeem. Echter, (nog) niet alle bedrijven hanteren een ERP systeem, maar een zogenoemde Best-of-Breed oplossing: een functionele benadering, zoals een ‘los’ systeem voor bijvoorbeeld de verkoopafdeling. In zo’n geval heeft een bedrijf voor elke bedrijfsfunctie een apart, eigen systeem. waarbij deze systemen op een of andere manier aan elkaar zijn verbonden. Wat overigens helemaal niet verkeerd hoeft te zijn. Vaak levert BOB de beste oplossing voor individuele bedrijfsfuncties en er zijn relatief weinig organisatieveranderingen nodig, omdat een BOB systeem vaak een minder grote impact heeft op de bedrijfsvoering dan een ERP systeem. Tegenover staat wel dat er met een BOB systeem wel koppelingen gelegd moeten worden met andere (BOB) systemen. Meer geavanceerde BOB systemen bieden interfaces (API’s) waarmee gegevens kunnen worden geëxporteerd en geïmporteerd. Een BOB systeem kent over het algemeen minder gebruikers dan een ERP systeem, waardoor de kosten van een BOB systeem over minder gebruikers ‘verdeeld’ kunnen worden.

Wanneer kies je ERP? Bedrijven die voor een ERP systeem kiezen doen dat omdat het daardoor mogelijk wordt een betere beheersing (control) uit te oefenen op de bedrijfsprocessen. Het feit dat er kostenvoordeel mee te behalen is staat pas op de tweede plaats.

Wanneer kies je BOB? Een aantal bedrijven kiezen bewust voor een BOB oplossing, bijvoorbeeld omdat de bedrijfsprocessen in het betreffende bedrijf zodanig afwijkend zijn of uiteenlopen van ‘normaal’, dat er onvoldoende basis is voor de invoering van een ERP systeem. Vaak is dit het geval bij ziekenhuizen, ministeries en stichtingen en bijvoorbeeld de Belastingdienst.

 

3. Voordelen van een ERP systeem

1. Integratie
ERP integreert bedrijfsprocessen op alle mogelijke vlakken, omdat er met één database wordt gewerkt. Gegevens hoeven daarom maar eenmaal in het systeem ingevoerd te worden en kunnen daarna op alle plekken in de organisatie worden benaderd en gebruikt. Dat kent grote voordelen zoals, kwaliteitsverbetering en kostenvermindering van producten en diensten.

2. Efficiency
ERP systemen maken bedrijfsprocessen in brede zin erg efficiënt. Materialen kunnen bijvoorbeeld dankzij het ERP systeem Just In Time (JIT) besteld worden.

3. Procesgerichtheid
Een ERP systeem is procesgericht en richt zich niet op bedrijfsfuncties (afdelingen), met als voordeel dat de overdrachtsmomenten tussen afdelingen dan kunnen worden geminimaliseerd. Het ERP systeem checkt voortdurend alle inkomende informatie, wat de kans op fouten in bedrijfsprocessen sterk doen verminderen en er dus besluiten genomen kunnen worden op basis van betrouwbaar cijfermateriaal.

Overige belangrijke voordelen zijn
(4) gebruiksgemak voor de gebruiker
(5) openheid van het ERP systeem waardoor gemakkelijk informatie uitgewisseld kan worden
(6) dat een ERP systeem maar door één leverancier wordt geleverd waardoor je bij problemen precies weet waar je aan moet kloppen
(7) dat ERP leveranciers regelmatig met nieuwe innovatieve functionaliteiten en updates komen
(8) dat in vrijwel elk ERP systeem standaardfunctionaliteiten zitten die ondersteuning bieden voor de internationale bedrijfsvoering van bedrijven.

 

4. Nadelen van een ERP systeem

1. Lange implementatietrajecten
Gemiddeld duurt een (grote) ERP-implementatie iets meer dan twee jaar. Voor het MKB zijn er ook bijna geheel voorgeconfigureerde systemen klant-en-klaar te koop. Hierdoor zijn de implementatietrajecten korter, maar dan is het ERP systeem wel minder passend gemaakt op specifieke wensen van het bedrijf.

2. Complexiteit
Een ERP systeem wordt organisatiebreed ingevoerd, dat brengt complexiteit met zich mee. Vaak zijn er in het implementatietraject consultants nodig om het ERP systeem in te stellen op de wensen en behoeftes van de organisatie.

3. Geen maatwerkoplossing
Een ERP systeem is veelal gebaseerd op standaardsoftware, dat in kleine mate aan te passen is op de bedrijfsvoering van een bedrijf. Bij het kiezen en implementeren van een ERP systeem moet een onderneming dus altijd in meer of mindere mate water bij de wijn doen. Als een bedrijf een een-op-een aansluiting wilt met de bedrijfsvoering, kan het maatwerk software (Made-to-Measure-software) laten ontwikkelen. Dit is wel relatief een grotere investering dan het aanschaffen van een ERP pakket.

 

5. ERP software op maat

Waarschijnlijk draait er al bepaalde software in jouw bedrijf, en daarom is het niet altijd handig om een standaard ERP pakket aan te schaffen. Je hebt immers niets aan dubbele software, tenzij je natuurlijk besluit te stoppen met het één en voor het andere te gaan. Bovendien heeft niet ieder bedrijf alle modules van ERP software nodig en biedt een ERP systeem -zoals hierboven staat- weinig mogelijkheden voor maatwerkoplossingen. Daarom zijn we bij Jool ook een grote voorstander van ERP software op maat en om enkel de software te ontwikkelen die jouw bedrijf op dat moment nodig heeft. Op die manier geniet je dus ook van de voordelen van ERP software, alleen dan op maat gemaakt.  We begrijpen echter dat het wel lastig kan zijn om aan te geven welke software je bedrijf nu precies nodig heeft. Daarom hebben we bij Jool een software keuzehulp tool ontwikkeld waarmee je stapsgewijs jouw type software uit kunt kiezen. Zie het volgende punt.

 

6. Welke ERP software componenten heeft mijn bedrijf nodig? (tool!)

Ontdek welke type ERP software componenten jouw bedrijf nodig heeft met de keuzehulp tool!

 

 

 

 

 

Bronnen

Figuur ERP system (figuur 1) http://www.iibmindialms.com/library/human-resources-management/enterprise-resource-planning/advantages-disadvantages-erp-system/
Hoeven, J.P.M. (2016). ERP en Business Management. Noordhoff UItgevers.
Wikipedia https://en.wikipedia.org/wiki/Enterprise_resource_planning

Facebooktwitterlinkedininstagram

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *